Kann man Besucher über Outlook registrieren?

Besucherregistrierung und deren Schwierigkeiten

Eine perfekte Besucherregistrierung ist eine positive Visitenkarte für jede Firma. Wenn die Rezeption bereits informiert ist, wenn ein Besucher eintrifft, die Ausweise bereits vorbereitet sind und der Einladende mit einem Klick informiert werden kann.

In der Realität mit Outlook sieht das Ganze meist jedoch anders aus und getrennte Prozesse erhöhen sowohl Aufwand als auch Fehleranfälligkeit.

• Gibt es Möglichkeiten, bei der Erstellung von Meetings gleichzeitig auch Besucher zu registrieren?
• Wie kann ich die Prozesse von Registrierung sowohl für Besucher als auch Personal vereinfachen?
  Ist es möglich, Gruppe(n) in Outlook als Besucher zu registrieren?
• Kann man Besucher sofort einem Meeting und Raum zuordnen?
• Wenn sich ein Meeting verschiebt oder abgesagt wird, was geschieht mit der Reigistrierung?

Eine Frage der Sicherheit

Das Ziel sollte immer sein, Prozesse auf beiden Seiten so effizient und sauber wie möglich zu halten. Sicherheitspersonal sollte einen detaillierten Überblick über erwartete Besucher haben, und wer eingecheckt hat oder, genauso wichtig, ausgecheckt hat. Es muss immer einen Verantwortlichen für einen Besucher geben, damit das Sicherheitspersonal den Grund des Besuchs validieren kann.

Derzeitige Lösungsansätze greifen noch überraschend häufig auf entweder manuelle Methoden wie schriftliche Notizen zurück oder benutzen wie in vielen Outlook Schwierigkeiten Excel. Externe Apps, die oftmals von den Besuchern selbst heruntergeladen werden müssen versuchen zwar, einige dieser Probleme zu umgehen, lösen sie damit jedoch nicht zuverlässig.

Weitere Probleme können schnell aufkommen, wenn unerwartete Änderungen auftreten. Ein verschobenes Meeting, eine Raumänderung, jegliches Abweichen von der Planung kann eine Kettenreaktion auslösen. Je mehr bewegliche Teile es dabei gibt, desto einfacher geschieht es, dass etwas nicht oder nicht richtig aktualisiert wird. Eine Notiz wird übersehen, eine Änderung in einer App nicht geupdated, eine Zeile in der Excel Tabelle verrutscht. Aus diesem Grund sollte möglichst jede Änderung zentral aktualisiert werden – eine derzeitige Unmöglichkeit, oder etwa nicht?

SES Astra und Besucherregistrierung

SES Astra sind führende Anbieter von Konnektivität für Inhalte. Gemeinsam mit deren Industriepartnern streben sie danach, Außergewöhnliches im Weltraum zu leisten, um beeindruckende Erlebnisse auf der Erde zu liefern.

Besonders wichtig für SES Astra waren vor allem eine einheitliche Übersicht und ein geregelter Ablauf verschiedener interagierender Punkte rund um Meetings, besonders auch mit Außenstehenden und Besuchern. Ob es nun um Raum Displays, Catering oder natürlich auch Besucherregistrierung geht, ein vereinheitlichter Prozess der alles miteinander verbindet und vereinfacht: OnTime war die Lösung, für die sich SES Astra entschieden hat.

• „Seit der Implementierung des OnTime Visitor Management Moduls hat unsere Organisation eine bemerkenswerte Veränderung erfahren„

– Guy Kirsch, SES Astra

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Die All-in-One Lösung

OnTime sorgt für einen reibungslosen Ablauf vom ersten bis zum letzten Schritt in der Besucherregistrierung. Externe Besucher können bereits beim Erstellen eines Termins oder Meetings eingeladen und registriert werden, sowohl einzeln oder auch als Gruppe.

Egal, ob es sich um einen oder einhundert Besucher handelt, OnTime Besucherregistrierung hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten. Sofern sich ein Meeting verschiebt, abgesagt oder sonstig geändert wird, werden selbstverständlich auch das Sicherheitspersonal  über Änderungen umgehend informiert. Somit ist die Liste erwarteter Besucher ein verlässliches und stets aktuelles Arbeitsmittel.

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Mit dem OnTime-Gruppenkalender können Sie alle wichtigen Themen von der Erstellung der Meetings über Besucherregistrierung, Raumbuchung, Catering und mehr abdecken – ohne Sorge haben zu müssen, dass dabei etwas untergeht oder verloren geht.

Ein sauberer Ablauf in der Registrierung von Besuchern sorgt für ein positives Image der Organisation: Professionalität, Effizienz und Sicherheitsbewusstsein.

OnTime Gruppenkalender funktioniert effektiv in Exchange OnPrem oder Exchange Online sowie in jeder Kombination. OnTime überwindet für Sie die Grenzen von IT-Systemen!

Sollten Sie Fragen haben oder eine Demonstation wünschen, können Sie sich gerne und selbstverständlich jederzeit bei uns melden.

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