Jeder, der schon einmal versucht hat, eine Besprechung anzusetzen, kennt das Hin und Her, wenn es darum geht, in einem vollen Terminkalender Zeit zu finden - und es wird noch schwieriger, je mehr Teilnehmer mit unterschiedlichen Verpflichtungen beteiligt sind. OnTime Pollarity löst dieses Problem durch die Kombination von Abfrage und gemeinsamer Nutzung von Kalendern, wodurch die Zeit, die für die Einigung auf ein Zeitfenster benötigt wird, reduziert wird. Sie können die Verfügbarkeit von Kollegen, Partnern und Kunden abfragen und mit ihnen teilen, unabhängig von deren Mailing- oder Kalendersystemen.
Basierend auf den Aussagen unserer Kunden, sind dies die Verbesserungen, die Teams mit OnTime FindTime erfahren.
Schluss mit dem endlosen E-Mail-Pingpong. Mit OnTime Pollarity können die Teilnehmer direkt über Ihren Link abstimmen oder buchen - und das Meeting ist in wenigen Minuten bestätigt.
Terminplanung sollte nicht den ganzen Tag Ihres Teams in Anspruch nehmen. Mit einem einfachen Link organisieren sich Besprechungen praktisch von selbst, so dass die Mitarbeiter ihre Zeit stattdessen damit verbringen können, Menschen zu helfen.
Keine Terminverschiebungen oder leeren Plätze mehr. Pollarity findet die beste Zeit für alle, sodass die Sitzungen früher beginnen und so viele Personen wie möglich anwesend sind.
Machen Sie es Ihren Kunden leicht, Zeit bei Ihnen zu buchen. Keine Verwirrung, nur eine reibungslose Terminplanung, die jedes Mal einen professionellen Eindruck hinterlässt.
Es ist Montagmorgen und Sie müssen eine große externe Besprechung anberaumen. Fünf Personen, drei Unternehmen - und endlose Hin- und Her-E-Mails, die 30 Minuten in Anspruch nehmen, ohne dass ein einziger Termin bestätigt wird. Später möchte sich ein Kunde mit Ihnen treffen, aber bis er antwortet, ist Ihr Termin bereits verstrichen. Noch mehr E-Mails, noch mehr Verzögerungen, noch mehr verschwendete Zeit. Multiplizieren Sie dies mit all Ihren externen Meetings, und Sie verlieren jede Woche Stunden.
Mit Find Time verschwindet dieses Chaos. Die Teilnehmer stimmen einfach über ihre bevorzugten Zeitfenster ab oder buchen direkt aus Ihrer gemeinsamen Verfügbarkeit. Die beste Zeit wird automatisch ausgewählt, und die Kalendereinladungen gehen sofort raus.
Mit Pollarity können Sie ganz einfach Beiträge zu möglichen Besprechungszeiten einholen, indem Sie die Teilnehmer über die für sie am besten geeigneten Zeiträume abstimmen lassen. Das System hält alle auf dem Laufenden und verhindert Doppelbuchungen, bis eine endgültige Zeit vereinbart ist.
Erstellen Sie eine Umfrage, die auf den Kalenderdaten der internen Teilnehmer basiert, und erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit einer hohen Beteiligung. Sie können auch externe Teilnehmer einladen.
Teilnehmer erhalten eine E-Mail mit einem Link, über den sie ihre Stimme abgeben können. Interne Teilnehmer können zusätzlich im Desktop-Client abstimmen. Den internen Teilnehmern werden ihre vorhandenen Kalendereinträge angezeigt, um ihnen die Entscheidung zu erleichtern.
Nutzen Sie die Chatfunktion auf der rechten Seite, um Nachrichten entweder für alle Eingeladenen sichtbar zu machen oder nur für den Host. Mithilfe der Schaltflächen oben können Sie wählen, ob Sie alle Umfrage-Updates oder nur den Chat sehen möchten, um die relevanten Informationen leichter zu finden.
Der Organisator der Umfrage wird benachrichtigt, sobald alle Eingeladenen abgestimmt haben. Er erhält eine Übersicht über die Stimmen der Eingeladenen, was die Entscheidung für den idealen Zeitpunkt eines Meetings erleichtert.
Sobald der Organisator einen Termin für das Meeting festgelegt hat, kann eine Einladung ausgefüllt und an alle Teilnehmer versendet werden. Räume, Ressourcen und andere Meeting-Details können ebenfalls hinzugefügt werden.
Ermitteln Sie schnell die optimale Besprechungszeit, indem Sie sehen, welches Zeitfenster die meisten Stimmen auf sich vereinigt, sodass Planungsentscheidungen schneller und mit weniger Aufwand getroffen werden können.
Fügen Sie sowohl interne als auch externe Teilnehmer zu Umfragen hinzu, um die Koordination zwischen Unternehmen, Kalendern und großen Gruppen zu erleichtern - und finden Sie trotzdem schnell den besten Zeitpunkt.
Fügen Sie große Gruppen von E-Mails auf einmal ein, damit Sie keine Zeit mit dem manuellen Eintippen verschwenden.
Nutzen Sie das Votum der Teilnehmer, um die für Sie beste Option zu ermitteln - und prüfen Sie, ob ein anderes Treffen anberaumt werden sollte, damit Sie teilnehmen können.
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Aktualisierungen der Umfrage und chatten Sie mit anderen Teilnehmern, um sich schnell abzustimmen und alle auf dem gleichen Stand zu halten.
Die akzeptierten, möglichen Besprechungszeiten einer Umfrage werden sowohl im Kalender der Eingeladenen als auch im Kalender des Gastgebers angezeigt, wodurch Doppelbuchungen vermieden werden.
Fügen Sie der Umfrage einen Zugangscode hinzu, um die Teilnahme zu sichern und sicherzustellen, dass nur eingeladene Personen antworten können.
Passen Sie Ihre Einladungen zu Umfragen an, um ein professionelles Erscheinungsbild zu gewährleisten, das mit der Marke Ihres Unternehmens übereinstimmt.
Share My Time bietet eine einfache Möglichkeit, Ihre Verfügbarkeit über einen konfigurierbaren Link zu teilen. Andere können Ihre offenen Zeitfenster sehen und direkt buchen, was die Planung schneller, klarer und weit weniger abhängig von der gegenseitigen Koordination macht.
Zunächst erstellen Sie einen Link, den Sie anpassen und verteilen können. Dieser Link kann sowohl intern als auch extern geteilt werden, und es gibt keine Beschränkungen hinsichtlich der Art und Weise, wie Sie ihn teilen. Sie können ihn direkt an Kunden senden, ihn zu Ihrer Website hinzufügen oder ihn sogar in Ihre E-Mail-Fußzeile einfügen. Die Möglichkeiten sind endlos.
Über den Link können sie Ihre verfügbaren Zeiträume einsehen und ihre bevorzugte Zeit buchen. Sie können Ihren Link so konfigurieren, dass Buchungen automatisch akzeptiert werden oder eine manuelle Genehmigung erforderlich ist, je nachdem, was Ihren Präferenzen entspricht.
Und mit nur wenigen einfachen Schritten haben Sie ein bestätigtes Meeting. Dies ermöglicht einen nahtlosen Planungsprozess für Sie und Ihre Kunden.
Machen Sie es den Beteiligten leicht, zu sehen, wann Sie verfügbar sind - Grün zeigt freie Zeitfenster deutlich an, was Verwirrung reduziert und den Buchungsprozess beschleunigt.
Die Zeit, die Sie anbieten, ist vollständig konfigurierbar. Wählen Sie Standardarbeitszeiten oder legen Sie individuelle Verfügbarkeiten fest, und fügen Sie sogar Puffer vor und nach Besprechungen hinzu.
Richten Sie Standardbesprechungstypen mit einem Namen, einer Beschreibung und einer Dauer ein, damit die Teilnehmer schnell die richtige Art von Besprechung buchen können.
Wählen Sie, ob Besprechungsanfragen manuell oder automatisch angenommen werden sollen - und entscheiden Sie, ob Ihr Link wiederverwendet werden kann oder auf eine einzige Anfrage beschränkt ist.
Legen Sie fest, wie lange Ihre Verfügbarkeit sichtbar sein soll, indem Sie einen gleitenden Zeitrahmen oder ein festes Intervall festlegen, damit Sie die volle Kontrolle darüber haben, wann andere Personen Zeit bei Ihnen buchen können.
Fügen Sie Online-Meetings direkt zu Ihrem Link hinzu, so dass die Teilnehmer mit einem bereits enthaltenen Meeting-Link buchen können - keine zusätzliche Einrichtung erforderlich.
Fügen Sie Co-Gastgeber zu einer Besprechung hinzu, und die Verfügbarkeit aller Gastgeber wird geprüft, damit nur Zeiten angeboten werden, in denen alle frei sind - so wird es einfacher, die richtigen Leute zusammenzubringen.
Sehen Sie selbst, wie Sie mit Find Time das Hin und Her bei der Terminplanung vermeiden, Besprechungsbestätigungen beschleunigen und die bestmögliche Anwesenheit sicherstellen können.
Wenn Sie eine Umfrage erstellen, werden Platzhalter zu den vorgeschlagenen Terminen in Ihrem Kalender hinzugefügt. So bleiben die Zeiten sichtbar und das Risiko, dass sie doppelt gebucht werden, bis die endgültige Option bestätigt ist, wird verringert.
ssistenten können Umfragen erstellen, Links verwalten und Einladungen im Namen von vielbeschäftigten Führungskräften versenden. Dies reduziert die manuelle Koordination und macht die Terminplanung für mehrere Personen viel effizienter.
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